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Casos de uso

Situaciones reales, resueltas con un sistema

Cada tarjeta parte de un problema concreto y muestra cómo lo resuelve el sistema, paso a paso. Son ejemplos de sistema, no casos de éxito con métricas.

Clínica

Un lead entra fuera de horario y consigue una cita

Un paciente potencial escribe por WhatsApp un domingo por la noche. Al día siguiente ya ha pedido cita en otro sitio.

Ejemplo de sistema

  1. 1.Llega el mensaje fuera de horario
  2. 2.El sistema responde en segundos y pregunta el motivo de consulta
  3. 3.Ofrece los primeros huecos disponibles
  4. 4.El paciente elige y la cita queda agendada
  5. 5.El equipo lo ve el lunes con toda la información

La solicitud no se enfría durante la noche y llega convertida en cita, sin que nadie tuviera que estar pendiente del móvil.

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Autoescuela

Seguimiento automático hasta cerrar la matrícula

Alguien pregunta el precio del carnet, recibe la respuesta y no vuelve a saberse de él.

Ejemplo de sistema

  1. 1.El interesado consulta y deja sus datos
  2. 2.Recibe la información y una primera respuesta inmediata
  3. 3.El sistema retoma el contacto a los días con un mensaje útil
  4. 4.Resuelve dudas de precio y modalidades
  5. 5.Cuando muestra intención, se le facilita la matrícula

El interesado recibe un seguimiento constante y educado en lugar de caer en el olvido tras la primera consulta.

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Inmobiliaria

Cualificar compradores antes de pasarlos al comercial

El comercial pierde horas atendiendo contactos que no encajan con la cartera disponible.

Ejemplo de sistema

  1. 1.Entra un lead desde un portal o anuncio
  2. 2.El sistema pregunta zona, presupuesto y tipo de operación
  3. 3.Clasifica el contacto según encaje
  4. 4.Solo los que encajan pasan al comercial
  5. 5.Se agenda visita con la información ya recogida

El equipo comercial dedica su tiempo a los contactos con más posibilidades, no a filtrar uno por uno.

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Gestoría

Reclamar documentación sin perseguir a cada cliente

Cada cierre de trimestre se va en recordar por WhatsApp y email a los clientes que faltan documentos.

Ejemplo de sistema

  1. 1.Se marca qué documentación falta y de quién
  2. 2.El sistema envía la petición por el canal de cada cliente
  3. 3.Reitera de forma educada a quien no responde
  4. 4.Registra lo recibido y avisa de lo que sigue pendiente
  5. 5.El equipo solo interviene en los casos difíciles

La documentación llega con muchos menos recordatorios manuales y con un registro claro de qué falta.

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Taller

Recuperar una llamada perdida automáticamente

Con las manos ocupadas es imposible coger cada llamada, y quien no encuentra respuesta llama a otro taller.

Ejemplo de sistema

  1. 1.Entra una llamada que no se puede atender
  2. 2.El sistema detecta la llamada perdida
  3. 3.Devuelve el contacto en poco tiempo por voz o WhatsApp
  4. 4.Cualifica el motivo y la urgencia
  5. 5.Agenda cita o deja el aviso al equipo

La llamada perdida deja de ser un cliente perdido: se recupera y se cualifica sin frenar el trabajo del taller.

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Negocio de servicios

Seguimiento de presupuestos y facturas sin recordatorios manuales

Los presupuestos enviados y las facturas pendientes dependen de que alguien se acuerde de reclamar.

Ejemplo de sistema

  1. 1.Se registra el presupuesto o la factura
  2. 2.El sistema programa recordatorios espaciados
  3. 3.Avisa al cliente por su canal preferido
  4. 4.Detecta respuestas y pagos para dejar de insistir
  5. 5.Muestra el estado de todo lo pendiente

Los presupuestos y las facturas reciben seguimiento constante sin depender de la memoria de nadie.

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